Статистика ВК сообщества "Сообщество молодых предпринимателей"

КАК ПРОПИСАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ДОГОВОРЕ

Электронный документооборот можно использовать не только для оптимизации процессов по обработке документов внутри организации, но и для взаимодействия с контрагентами. Если вы планируете перенести обмен документами с контрагентами в электронный формат, то необходимо выбрать один из двух способов перехода.
Первый – оформить и подписать соглашение об ЭДО. Без наличия данного соглашения процесс обмена электронными документами с контрагентами не будет иметь юридической значимости.
Перед внесением информации об ЭДО в договор контрагенты в письме обсуждают правила электронного документооборота. В письме обязательно указание следующих документов:
 Законы, регламентирующие процесс перехода на ЭДО, прежде всего Федеральный Закон №63;
 Обоснование перехода на ЭДО, а также польза, которую этот переход принесет;
 Документы, обмен которыми можно будет осуществлять в электронном формате;
 Пошаговый процесс внедрения системы ЭДО;
 Порядок внесения изменений в электронные документы;
 Права и обязательства обеих сторон;
 Сроки перехода на ЭДО.
Соглашение об ЭДО между контрагентами составляется строго в соответствии со статьей 432 Гражданского кодекса РФ.
В соглашении указываются основные положения по работе с электронным документооборотом. Также указывается, в каком порядке и по каким правилам применяется электронная подпись (в написании этих положений следует основываться на ФЗ №63 и №402).
После того, как компании-контрагенты подписали регламент ЭДО, они заключают договор с операторами электронного документооборота.
И тут мы переходим ко второму способу. Если компании уже подключены к операторам электронного документооборота, в некоторых случаях заключение соглашения об ЭДО между контрагентами не требуется.
К примеру, когда система электронного документооборота обеспечивает все необходимые меры безопасности при электронной передаче документов. В таком случае контрагентам достаточно устно или письменно обсудить детали электронного документооборота и начать обмениваться ими через СЭД.
Все документы, переданные контрагентами через СЭД, автоматически подписываются квалифицированной электронной подписью, что обеспечивает юридическую значимость документа. Это избавляет контрагентов от необходимости распечатывать документ на бумажный носитель и заверять его собственноручной подписью.

"Работа с документами в СЭД"

В системе электронного документооборота, также, как и в традиционной системе, основным носителем информации является документ. В случае с СЭД – электронный документ.

Система предоставляет все необходимые функции, чтобы работа с документами была не только безопасна и надежна, но и максимально удобна. Если сравнивать с традиционным местом хранения документов – архивом, то можно отметить некоторые схожие особенности. К примеру, в архиве для удобства поиска информации, документы сортируют по типам и направленности (приказы хранятся в одном месте, отчеты – в другом).
В системе электронного документооборота этот процесс реализован несколько иначе. Для удобства в работе было предусмотрено несколько видов документов. При этом для каждого вида предусмотрен свой набор реквизитов, который, конечно, при желании может редактироваться. Это значительно упрощает процесс создания документа и минимизирует риск допущения ошибки в оформлении реквизитов.

Так какие же операции с документами позволяет выполнять СЭД?
 Создание документов;
 Утверждение и согласование документов;
 Передача документов;
 И масса других операций, которые проводятся с документами.
СЭД никоим образом не ограничивает процесс документооборота в организации. Наоборот – он делает его более удобным и функциональным.

К примеру, процесс согласования документов с помощью СЭД проходит гораздо быстрее и качественнее. Если раньше при утверждении электронного документа приходилось поддерживать коммуникацию сразу с несколькими сотрудниками, отслеживать, кем и когда были внесены правки, каждый раз заново отправлять документ на утверждение, то сейчас весь этот процесс автоматизирован.
Вы входите в программу под своей учетной записью и сразу же получаете список документов, к которым вам открыт доступ. Если документ требует согласования, то он будет перенесен в специальный раздел. А сам процесс согласования четко отслеживается программой. Поэтому, если вам нужно будет узнать, кто внес правки или кто еще не согласовал документ, то сделать это можно будет в пару кликов!
СЭД также значительно упрощает процесс обмена документами. Рассмотрим этот процесс на прошлом примере – если раньше приходилось постоянно отправлять друг другу новые копии документа, то сейчас документ хранится на сервере в единственном экземпляре (за исключением резервной копии для надежности), а доступ к нему имеют сразу несколько человек. Все правки вносятся в режиме реального времени, а человек, внесший их, конечно же, регистрируется программой.

Для того, чтобы отправить документ коллеге, вовсе не нужно относить ему лично или отправлять файл на электронную почту, а затем постоянно проверять ее в ожидании ответа. В системе этот процесс максимально упрощен – вам нужно лишь предоставить определенному пользователю доступ к документу, и он сможет не только ознакомиться с ним и при необходимости утвердить, но также у него будет возможность внести правки в документ в режиме реального времени.
Процесс работы с документами в СЭД прост и интуитивно понятен. А при использовании такой системы пользователь практически не сталкивается с трудностями. Как правило, все процессы автоматизированы, и все, что нужно пользователю – это выбрать определенную функцию: «Подписать документ», «Отправить на согласование» и так далее.

Подписание актов без бумаги: современная реальность

Документооборот включает в себя множество различных аспектов работы с документами. Это не только обмен данными внутри организации, составление отчетов и хранение документов. СЭД также предоставляет возможность для подписания различных актов в электронном виде. В этой статье расскажем, какие договоры и соглашения между сторонами можно подписывать в электронном виде, и как придать этому процессу юридическую силу.

Нормативно-правовая база
Порядок работы с документами, а также процесс их заключения и подписания, описаны в статьях Трудового и Гражданского Кодексов.
Гражданский Кодекс подтверждает, что соглашения между хозяйствующими субъектами можно заключить посредством обмена электронными документами. Однако при этом важно установить в договоре или соглашении, что от сторон исходят электронные документы.
Трудовой Кодекс гласит, что договор с сотрудником, который работает на дистанционной основе, возможно оформить в электронном виде.
Электронный договор обладает юридической силой?
Чтобы сделать электронную сделку действительной, необходимо обеспечить соблюдение следующих признаков:

 Договор должен быть составлен в соответствии со всеми требованиями действующего законодательства.

 Содержание договора также должно соответствовать законодательству.

 Человек, подписывающий договор, должен обладать правом на заключение сделок.

Выделяют два вида документов в электронном виде: формализованные и неформализованные. В зависимости от вида различаются факторы, в соответствии с которыми электронный документ приобретает юридическую силу.
Все договоры можно заключать в электронном виде?
Не все документы допускается подписывать в электронном виде. С перечнем документов, которые могут быть составлены исключительно на физическом носителе, вы можете ознакомиться в п.1 ст. 6 Федерального Закона №63.
Наряду с этим ограничением принят перечень документов, заключение которых допускается только в электронном виде. К примеру, результат электронного аукциона. Если оформить данный документ на физическом носителе, он не будет иметь юридической силы.
Как осуществляется обмен договорами через СЭД?
Чтобы организация могла свободно обменивать договорами и соглашениями через систему электронного документооборота, достаточно подключить оператора, который будет выполнять следующие функции:

 Обладает всеми лицензиями, необходимыми для работы в данном правовом поле;

 Создает условия, обеспечивающие соблюдение законодательства и легитимность обмена документами в электронном виде;

 Обеспечивает безопасную передачу данных и сводит к нулю риск утечки информации;

 Следит за оформлением документов в соответствии с форматами, утвержденными налоговой для формализованных документов;

 Занимается хранением документов;

 Своевременно уведомляет ФНС о подключении к СЭД новых участников;

 Фиксирует действия, проведенные участниками сделки по отношению к документам. Данная функция позволяет при необходимости выяснить, кто, когда и какие изменения вносил в документ.

Данная модернизация системы электронного документооборота позволяет значительно сократить время, требуемое для утверждения документов с контрагентами. А также избавиться от необходимости посещать офис партнёрской компании, что особенно актуально в ситуациях, когда сотрудничество междугороднее или международное.

Электронный документооборот в производственных компаниях

Электронный документооборот представляет собой такой механизм работы с документами, при котором все документы хранятся в электронном виде, а операции с ними проводятся в цифровой среде.
Документы присутствуют во всех организациях, и даже не больших производствах, где наибольшее внимание уделяется производственному процессу и обслуживанию оборудования, СЭД сможет оказать сильное влияние на оптимизацию рабочих процессов. Это обусловлено тем, что электронный документооборот позволяет сопровождать документы на протяжении всего жизненного их жизненного цикла.

1. Создание документов производится по уже готовым шаблонам, которые избавляют сотрудников от необходимости проверять целостность всего документа и подбирать соответствующие реквизиты.

2. Передача документов между сотрудниками и подразделениями также происходит быстрее благодаря СЭД. Документы можно передать мгновенно с помощью специального программного обеспечения.

3. Рассмотрение документов должностных лицом. Благодаря ЭДО больше не нужно ждать удобного момента, чтобы обратиться к руководителю лично за утверждением документа. Достаточно отправить его на согласование с помощью СЭД.

4. Архивирование и хранение. Этот этап особенно актуален для производств, где нет возможности отвести отдельное помещение под архив и поддерживать в нем нужный температурный режим. В условиях работы с СЭД документы можно хранить на удаленных серверах, к которым можно в любой момент получить доступ с компьютера.
Особенности СЭД на промышленных предприятиях
Чтобы организовать электронный документооборот на производстве, необходимо предварительно ознакомиться с его особенностями. Помимо документов, которые применяются во всех основных сферах деятельности (счета на оплату, приказы, доверенности и так далее), в системе документооборота присутствует также специализированная документация:

 Уведомления о проверке и приеме сырья для производства;
 Каталог ассортимента компании и производимых изделий;
 Отчет и статистика продажи товаров;
 Отчеты об инвентаризации складских остатков;
 Графики поставки сырья, материалов и готовых изделий.
Данные документы играют большую роль в работе всего предприятия, и потому обеспечить грамотное взаимодействие с ними необходимо на всех этапах. Однако традиционные СЭД, тем более начального уровня, не подходят для работы с производственными документами. Чтобы обеспечить оптимизированный и комфортный электронный документооборот, нужны более специализированные программные продукты.

Преимущества внедрения ЭДО на производстве
Прежде всего СЭД позволяет экономить ресурсы, необходимые на создание, передачу и хранение документов. В данном случае имеются ввиду не только финансовые ресурсы, но также трудовые и временные. С помощью СЭД можно значительно освободить HR-специалистов и документопроизводителей. Значительно сокращается число ошибок в оформлении документов и делопроизводстве.

Компания может повысить скорость исполнения производственных процессов (приемка сырья, отправка готовой продукции) за счет более удобного процесса подготовки документов по этим процедурам.
На производственных предприятиях часто встречается разнообразие учетных систем. СЭД позволяет устранить этот недочет и оптимизировать процесс учета на предприятии.
Создание таблиц, схем, чертежей – сотрудникам больше не придется тратить на них часы своего рабочего времени. Со специализированной СЭД для производственных предприятий даже оформление технической документации занимает меньше времени!

Интересный эксперимент!

«Месяц без покупок ненужного»

Это будет действительно интересный опыт для вас.
Все мы частенько покупаем ненужные вещи. Например, это может быть новая одежда или какие-то безделушки

️ Попробуйте проверить себя и не покупайте в течение месяца то, что вам действительно не нужно. Это послужит вам первым шагом к избавлению от «комплекса потребления». И откроет вам глаза на многие важные вещи в ваших финансах.

#финансы #развитие #предпринимательство #финграмотность