Статистика ВК сообщества "Секретарь-референт | Журнал"

Акт о выделении документов к уничтожению – главный документ, который нужно правильно оформить и утвердить.

Если в регламентах по делопроизводству и архивному делу вашей организации формы акта нет, то ее нужно разработать на основе унифицированной формы, которая размещена в Приложении № 21 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

#актовыделениидокументов
#cекретарьреферент

Полезная схема-шпаргалка с основными документами, которые регулируют деятельность в сферах делопроизводства и архивного дела.

Мы распределили документы по видам и назначению. Пользуйтесь!

#делопроизводство
#секретарьреферент

Чтобы закрыть номенклатуру дел 2021 года, нужно:
• заполнить третью графу в номенклатуре дел 2021 года, которая называется «Количество дел»;
• составить итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2021 году.

Заполняем третью графу номенклатуры дел. В эту графу нужно вносить реальное количество единиц хранения каждого дела на конец года. Нулевого значения здесь быть не может: если заголовок дела есть в номенклатуре, то и дело должно быть, поэтому минимальный показатель в графе 3 – единица (то есть одно дело).
Третья графа заполняется от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры дел.

Акт приема-передачи дел и документов

Акт относят к информационно-справочным документам. Он необходим для подтверждения каких-либо фактов, в нашем случае – факта передачи дел и документов. Акт оформляют на общем бланке с воспроизведением обязательных для него реквизитов или разрабатывают бланк акта.

Реквизит «Адресат» следует оформлять в зависимости от носителя письма. Правила оформления этого реквизита на бумажных письмах смотрите в Таблице.

Работники канадского банка пришли на корпоратив одетыми в ту одежду, в которой они работали целый год из дома через Zoom

1 января 2022 г. истек срок хранения некоторых документов с небольшим сроком хранения. Они подлежат уничтожению.

Что нужно сделать, чтобы полностью оформить дела на хранение?

Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию. Требования к этим процессам содержатся в пп. 4.19–4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526), а также в разделах 1.1.2 и 1.2 Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
Порядок полного оформления дел на хранение представлен в Алгоритме.

27 апреля – Международный день секретаря.

С радостью поздравляем наших читателей – секретарей, ассистентов, личных помощников.
Именно вы…
…помогаете шефу-капитану направлять ваш корабль-организацию по правильному курсу;
…умеете не хуже эксперта по коммуникации общаться с самыми несговорчивыми и капризными посетителями;
…выслушаете, поможете толковым советом как хороший психолог;
…напомните, вовремя отправите документ, встретите, соберете, организуете, позвоните, договоритесь, убедите, сварите кофе;
…улыбнетесь так, что всем в офисе станет радостно.
Спасибо за ваш труд и профессионализм!🥳

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) встречается несколько видов учетных форм.
Предлагаем вам шпаргалки, которые помогут правильно определить сроки хранения всех видов учетных (регистрационных) форм: журналов, книг, баз данных, реестров, карточек, а также табеля учетного времени. Не забывайте, что срок хранения учетной формы начинается 1 января года, следующего за годом, в котором учетная форма была закрыта делопроизводством.
Мы разделили шпаргалки на пять категорий.

Шпаргалка 1 – учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно».